Dlaczego temat wyłączeń z KSeF jest tak ważny?

KSeF jest projektowany jako powszechny system e-fakturowania – docelowo obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Ustawodawca przewidział jednak zamknięty katalog wyjątków, w których faktury nie muszą (a czasem nawet nie mogą) być wystawiane w KSeF.

W praktyce oznacza to, że wiele firm będzie funkcjonować w dwóch rzeczywistościach: część faktur trafi do KSeF, a część będzie nadal wystawiana poza systemem. Świadomość tych wyłączeń jest kluczowa przy projektowaniu procesów, wyborze oprogramowania i szkoleniu pracowników.

Wyłączenia ze względu na status stron transakcji

Pierwsza grupa wyłączeń dotyczy statusu sprzedawcy i nabywcy. Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje wszystkich możliwych konfiguracji podmiotów uczestniczących w transakcji.

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączone są w szczególności faktury:

• wystawiane przez podatników, którzy nie posiadają na terytorium Polski ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
• wystawiane przez podatników posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, jeżeli to stałe miejsce nie uczestniczy w konkretnej dostawie towarów lub świadczeniu usług,
• wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów).

W dwóch pierwszych przypadkach wyłączenie wynika z braku związku transakcji z polską infrastrukturą podatkową. W relacji z konsumentem ustawodawca pozostawia podatnikowi możliwość korzystania z KSeF dobrowolnie, ale nie wprowadza takiego obowiązku.

Warto podkreślić, że w opisanych sytuacjach podatnik może zdecydować się na dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej, o ile jest to technicznie możliwe i pasuje do przyjętego modelu obsługi klientów.

Wyłączenia przy procedurach szczególnych (OSS, IOSS, przewóz okazjonalny)

Druga grupa wyłączeń dotyczy specyficznych procedur rozliczania podatku, w których podatnicy posługują się innymi identyfikatorami niż standardowy polski NIP. Z punktu widzenia KSeF stanowi to barierę techniczną.

Z obligatoryjnego KSeF wyłączone jest wystawianie faktur przez podatników korzystających z:

• procedury OSS nieunijnej,
• procedury importu IOSS,
• procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

W tych przypadkach wyłączenie jest bezwzględne – przepisy nie przewidują możliwości dobrowolnego wystawiania faktur dokumentujących takie transakcje w KSeF. Faktury muszą pozostać poza systemem, niezależnie od preferencji podatnika.

Wyłączenia z rozporządzenia – bilety, usługi zwolnione i samofakturowanie

Trzecia grupa wyłączeń wynika z rozporządzenia w sprawie wyłączeń z KSeF. Obejmuje ono katalog czynności, przy których faktury (lub dokumenty traktowane jak faktury) z założenia pozostają poza systemem e-faktur.

W szczególności chodzi o:

• świadczenie usług przejazdu płatną autostradą, dokumentowane fakturami w formie biletów jednorazowych,
• świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość (m.in. koleją, taborem samochodowym, promami, statkami, środkami żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, samolotami, śmigłowcami), dokumentowane biletami jednorazowymi pełniącymi funkcję faktury,
• świadczenie niektórych usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT, jeżeli są dokumentowane fakturą lub innym dowodem,
• dostawy towarów i świadczenie usług dokumentowane fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach samofakturowania, jeżeli sprzedawca lub nabywca nie są zidentyfikowani dla danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Wymienione wyłączenia mają charakter techniczny i organizacyjny – dotyczą sytuacji, w których stosowanie KSeF byłoby nieproporcjonalnie skomplikowane albo praktycznie niemożliwe. Przepisy zakładają więc, że określone dokumenty nadal pozostaną poza systemem.

Szczególny przypadek: WDT i samofakturowanie

Na uwagę zasługuje wyjątek dotyczący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) rozliczanej w modelu samofakturowania. Jeżeli nabywca jest zidentyfikowany dla tej czynności numerem VAT UE nadanym w innym państwie członkowskim niż Polska, dopuszcza się dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

W praktyce oznacza to, że przy WDT możliwe jest włączenie części faktur do KSeF, ale wymaga to dokładnego przeanalizowania procesu, przyjęcia spójnych zasad oraz zapewnienia odpowiedniego wsparcia technicznego po stronie obu kontrahentów.