KSeF – Krok 2: Weryfikacja i dostosowanie procedur wewnętrznych w firmie
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to znacznie więcej niż wybór nowego programu do fakturowania. Jednym z kluczowych etapów przygotowań jest Krok 2 – weryfikacja i dostosowanie procesów wewnętrznych związanych z wystawianiem, otrzymywaniem oraz obiegiem faktur w firmie.
To właśnie na tym etapie przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy, zakładając, że „system zrobi wszystko za nich”. Tymczasem KSeF wymaga uporządkowanych procedur, jasno określonych ról i zgodności z ustrukturyzowaną e-Fakturą.
Dlaczego audyt procedur wewnętrznych jest tak ważny?
KSeF wprowadza jednolity, elektroniczny model faktury w formacie XML. Oznacza to, że wiele dotychczasowych praktyk – takich jak własne szablony faktur, dodatkowe opisy czy załączniki w PDF – musi zostać zweryfikowanych.
Audyt procesów wewnętrznych pozwala:
- zidentyfikować ryzyka związane z fakturowaniem,
- sprawdzić zgodność danych z wymogami KSeF (FA(3)),
- uniknąć chaosu organizacyjnego po wejściu obowiązku KSeF,
- dobrać odpowiednie narzędzie informatyczne i model współpracy z biurem rachunkowym.
1. Jakie rodzaje faktur wystawia Twoja firma?
Pierwszym krokiem audytu powinno być dokładne ustalenie, jakie typy faktur funkcjonują w firmie. W KSeF możliwe jest wystawianie m.in.:
- faktur podstawowych,
- faktur zaliczkowych i rozliczających,
- faktur uproszczonych,
- faktur korygujących (w tym do zaliczek).
Każdy z tych dokumentów ma inne wymagania danych w strukturze FA(3). Dodatkowo wiele firm – szczególnie w branżach takich jak transport, budownictwo czy media – umieszcza na fakturach informacje niewymagane ustawą (np. dane przewoźnika, numery liczników, adresy punktów poboru).
Na tym etapie należy sprawdzić, czy wszystkie te dane mają swoje odpowiedniki w strukturze e-Faktury oraz jak będą obsługiwane po wdrożeniu KSeF.
2. Załączniki do faktur – co obsłuży KSeF?
W praktyce przekazaniu faktury często towarzyszą dodatkowe dokumenty: specyfikacje, protokoły odbioru, umowy czy zestawienia.
W KSeF:
- dopuszczalne są wyłącznie ustrukturyzowane załączniki XML,
- dotyczą one określonych czynności o złożonej liczbie danych (np. jednostki miary, ilości, ceny jednostkowe),
- pliki PDF, zdjęcia czy skany nie będą przyjmowane przez system jako załączniki.
Dlatego przedsiębiorca powinien już teraz zaplanować alternatywne sposoby przekazywania dokumentów, których KSeF nie obsłuży.
3. Kontrahenci zagraniczni i faktury dla konsumentów
Co do zasady faktury w relacjach B2B będą przekazywane nabywcom za pośrednictwem KSeF. Są jednak sytuacje, w których konieczne będzie dodatkowe przekazanie faktury poza systemem.
Dotyczy to w szczególności:
- kontrahentów zagranicznych bez polskiego NIP,
- faktur wystawianych dobrowolnie w KSeF dla konsumentów (B2C).
Te zasady mogą mieć wpływ na zapisy w umowach, regulaminach oraz ustalone sposoby komunikacji z kontrahentami. Warto sprawdzić ich zgodność z nowymi przepisami.
4. Firma czy biuro rachunkowe – kto odpowiada za faktury w KSeF?
Jednym z kluczowych elementów audytu jest określenie modelu współpracy z biurem rachunkowym. Ministerstwo Finansów wskazuje kilka możliwych wariantów:
- firma wystawia i odbiera faktury samodzielnie,
- firma nadaje biuru rachunkowemu dostęp do faktur w KSeF,
- biuro rachunkowe wystawia i pobiera faktury w imieniu podatnika.
Każdy z tych modeli oznacza inny zakres odpowiedzialności, inny obieg dokumentów i inne uprawnienia w systemie.
5. Obieg dokumentów w firmie
Na koniec należy przeanalizować pełną ścieżkę obiegu faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania, aż do księgowania i zapłaty.
Warto odpowiedzieć m.in. na pytania:
- kto wystawia faktury sprzedażowe?
- kto weryfikuje faktury zakupowe?
- kto odpowiada za rozliczenie VAT i podatku dochodowego?
- które działy potrzebują dostępu do faktur?
Odpowiedzi te są niezbędne do prawidłowego nadania uprawnień w KSeF i zapewnienia kontroli nad procesami.
Podsumowanie
Krok 2 wdrażania KSeF to fundament całego procesu. Rzetelny audyt procedur wewnętrznych pozwala nie tylko spełnić wymogi formalne, ale przede wszystkim zabezpieczyć płynność i bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych.
Im wcześniej firma uporządkuje swoje procesy, tym łatwiejsze i spokojniejsze będzie przejście na obowiązkowy KSeF.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w audycie procedur lub przygotowaniu firmy do KSeF – skontaktuj się z nami.