KSeF 2026 – Co musisz zrobić, by Twoja firma była gotowa?
W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla wszystkich przedsiębiorców. To ważna zmiana, która całkowicie odmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje i terminy oraz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci przygotować firmę do nowych wymogów.
KSeF to rządowy system elektroniczny, w którym faktury muszą być wystawiane i odbierane w formacie ustrukturyzowanym XML. System nadaje fakturom unikalny numer i umożliwia ich szybkie, bezpieczne rozliczanie.
Kluczowe daty wdrożenia obowiązku KSeF
| Grupa przedsiębiorców | Obowiązkowy KSeF od | Kryterium wg Ministerstwa Finansów |
|---|---|---|
| Duże firmy (obrót > 200 mln zł w 2024) | 1 lutego 2026 | Wielkość obrotu z 2024 roku |
| Pozostali przedsiębiorcy VAT | 1 kwietnia 2026 | Wszyscy aktywni podatnicy VAT |
| Mikroprzedsiębiorcy (faktury do 450 zł i < 10 tys. zł miesięcznych) | 1 stycznia 2027 | Wyłączenia i dodatkowe terminy dla najmniejszych firm |
Aby sprawdzić, kiedy dokładnie obowiązek dotyczy Państwa firmy, należy zweryfikować poziom obrotu z roku 2024 oraz skorzystać z dostępnych informacji dotyczących wyłączeń lub włączeń do systemu (np. rolnicy korzystający z faktur VAT RR mogą przystąpić dobrowolnie od kwietnia 2026).
Co zyskujesz i co się zmieni?
- Zautomatyzowany obieg dokumentów – koniec faktur w PDF i papierze, wszystko online w jednym systemie.
- Ułatwienie kontroli, szybsze rozliczenia, mniej pomyłek księgowych.
- Faktury muszą być wystawiane i odbierane tylko w strukturze KSeF od odpowiednich dat.
Ministerstwo Finansów uruchamia środowisko testowe KSeF, a od 3 listopada 2025 r. dostępne będzie Demo Aplikacji Podatnika KSeF – warto wypróbować, zanim system stanie się obowiązkowy. Dostosowanie do nowych przepisów jest nieuniknione, dlatego zachęcamy do kontaktu w razie pytań – biuro rachunkowe może pomóc wdrożyć niezbędne zmiany i przeprowadzić przez całą procedurę.
Przygotuj się na KSeF, uniknij stresu i kłopotów – nowy system to cyfrowa rewolucja dla polskich przedsiębiorców. W razie pytań, zapraszamy do kontaktu!