ZMIANA BIURA RACHUNKOWEGO – 6 KROKÓW
Powodów zmiany biura może być kilka:
- jeśli Twoje biuro nie spełnia Twoich oczekiwań;
- zauważyłeś nieścisłości w rozliczeniach;
- straciłeś zaufanie do swojego biura;
- może Twoje biuro jest za drogie;
- a może szukasz biura bardziej nowoczesnego z
rozwiązaniami on-line - lub inne powody.
Bez względu na powód Twoje decyzji, koniec roku i początek
nowego roku to najlepszy moment na ewentualną zmianę. Jednak pomimo tego, iż zmiana
biura z nowym rokiem jest zwykle najwygodniejsza, czasem jednak okoliczności
skłaniają do zmiany biura także w trakcie roku.
Bez względu na to w jakim momencie zdecydujesz się na zmianę
– bądź dobrze przygotowany, by proces ten przebiegł dla Ciebie bez problemów i
zbędnych komplikacji. Źle zorganizowana przeprowadzka bowiem, może przysporzyć
firmie wielu przykrych konsekwencji i trwać miesiącami.
Przeniesienie uproszczonej księgowości małej firmy zamknie
się zwykle w kilku dniach, ale błędy mogą się zdarzyć te same co i w dużych
spółkach.
Dlatego dopilnujmy formalności, racjonalnie zaplanujmy
przeprowadzkę i weźmy pod uwagę również czas, jaki nowe biuro będzie
potrzebować aby poznać specyfikację działalności i sprawnie rozpocząć
współpracę.
Aby to Państwu ułatwić przedstawiamy poniżej przykład dobrze
zaplanowanej przeprowadzki
KROK I. Decyzja o zmianie biura i poszukiwanie nowego
Jeśli już decyzja o chęci zmiany biura zapadła, czas na
poszukiwania nowego biura. W zależności od wielkości firmy oraz specyfiki
potrzeb, możesz znaleźć zadawalające biuro w tydzień lub czasem nawet 3
miesiące. Należy wziąć pod uwagę potrzeby firmy, możliwości wdrożeniowe i
wymagania w stosunku do nowej współpracy.
Nie rozstawaj się ze swoim dotychczasowym biurem, dopóki nie
będziesz pewien, że znalazłeś takie, które podejmie współpracę na
zadowalających warunkach.
KROK II. Podpisanie umowy z nowym biurem i wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem
- Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych z nowym biurem rachunkowym
- Wypowiedzenie umowy w dotychczasowy biurze – ważną kwestią tutaj jest okres wypowiedzenia umowy.
KROK III. Pełnomocnictwa ZUS, US i ewentualne inne niezbędne w celu obsługi
KROK IV. Przekazanie do nowego biura dokumentów rejestrowych, tj. umowa spółki, KRS, NIP, Regon
KROK V. Odebranie dokumentacji ze starego biura oraz baz danych z systemu księgowego, płacowego i płatnika i ich niezwłoczne przekazanie do nowego biura.
KROK VI. Rozpoczęcie nowej współpracy 😊
Pamiętaj!
Biuro rachunkowe można zmienić w każdym momencie. Jednak
początek roku to najdogodniejszy dla Ciebie moment, bo stare biuro zobowiązane
jest zamknąć księgi, a nowe może zacząć pracę w nowym roku i opóźnienia w
przekazaniu dokumentacji nie rzutują tak bardzo na pracę nowego biura.
AD. 5 Odebranie dokumentacji ze starego biura i przekazanie
jej nowemu.
- W przypadku pełnych ksiąg rachunkowych
odbierz ze starego biura i przekaż nowemu następujące dokumenty:- Dokumenty księgowe dla pełnych ksiąg handlowych:
- Politykę rachunkowości (jeśli jest),
- Plan kont,
- Sprawozdanie finansowe za poprzedni rok
obrotowy, - CIT za poprzedni rok obrachunkowy,
- Zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień
kalendarzowy poprzedniego okresu obrachunkowego, - Ewidencje środków trwałych, wyposażenia i
wartości niematerialnych i prawnych, - Ewidencję zakupu i sprzedaży VAT wraz z
deklaracjami VAT-7 za dany rok obrachunkowy, - JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML,
- Zestawienie obrotów i sald oraz bilans
zamknięcia na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego, - Rozrachunki z klientami i kontrahentami w
podziale na poszczególne faktury na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego
biura rachunkowego, - Tabelę rozliczeń międzyokresowych kosztów,
- Zeszyty walutowe – jeśli są transakcje w
walucie, - Deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami VAT zakupu i
sprzedaży za ostatni rok obrotowy oraz wszystkie miesiące w danym roku, UPO za
VAT-7 i za JPK, - Dokumenty źródłowe – oryginały za ostatni i
bieżący rok obrotowy (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy
kupna/sprzedaży, inne), - Umowy zawarte ze wspólnikami lub członkami
organów, w tym umowy pożyczki,
- Dokumenty kadrowo-płacowe (jeżeli Klient
zatrudniał pracowników czy zleceniobiorców): - Akta osobowe pracowników i zleceniobiorców,
- Regulamin wynagradzania (jeśli jest)
- Karty wynagrodzeń w bieżącym roku (lub kopie
programu kadrowego) - Karty wynagrodzeń z ostatnich 12 miesięcy (lub
kopie programu kadrowego), - Zestawienie wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12
miesięcy kalendarzowych według deklaracji. - Karty urlopowe,
- Karty zasiłkowe i nieobecności,
- Bazę programu Płatnik (ewentualnie wydruk
każdego DRA od początku działalności), - Przyjęte przez Klienta terminy wypłaty
- Bazy:
- Bazy systemu księgowego;
- Baza systemu płatnik ZUS;
- Dodatkowe bazy systemu płacowego jeśli
jest poza systemem księgowym;
- W przypadku uproszczonej ksiegowości ze
starego biura i przekaż nowemu następujące dokumenty:
- Dokumenty księgowe dla pełnych ksiąg handlowych:
- PIT za poprzedni rok obrachunkowy,
- Ewidencje środków trwałych, wyposażenia i
wartości niematerialnych i prawnych, - Ewidencję zakupu i sprzedaży VAT wraz z
deklaracjami VAT-7 za dany rok obrachunkowy, - JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML,
- Zestawienie księgi oraz tzw. bilans zamknięcia
na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego, - Deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami VAT zakupu i
sprzedaży za ostatni rok obrotowy oraz wszystkie miesiące w danym roku, UPO za
VAT-7 i za JPK, - Dokumenty źródłowe – oryginały za ostatni i
bieżący rok obrotowy (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy
kupna/sprzedaży, inne), - Umowy zawarte ze wspólnikami lub członkami
organów, w tym umowy pożyczki,
- Dokumenty kadrowo-płacowe (jeżeli Klient
zatrudniał pracowników czy zleceniobiorców): - Akta osobowe pracowników i zleceniobiorców,
- Regulamin wynagradzania (jeśli jest)
- Karty wynagrodzeń w bieżącym roku (lub kopie
programu kadrowego) - Karty wynagrodzeń z ostatnich 12 miesięcy (lub
kopie programu kadrowego), - Zestawienie wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12
miesięcy kalendarzowych według deklaracji. - Karty urlopowe,
- Karty zasiłkowe i nieobecności,
- Bazę programu Płatnik (ewentualnie wydruk
każdego DRA od początku działalności), - Przyjęte przez Klienta terminy wypłaty
- Bazy:
- Bazy systemu księgowego;
- Baza systemu płatnik ZUS;
- Dodatkowe bazy systemu płacowego jeśli
jest poza systemem księgowym;
przez